Обратиться к консультанту
Заказать оценку проекта
Rus
EN

| Электронный документооборот
Внедрение 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8

Систематизация бизнес-процессов внутреннего документооборота в фармацевтической компании.
Фармацевтическая компания
Международная компания, региональный лидер в стране по сбыту рецептурной и безрецептурной продукции.

Деятельность компании Заказчика охватывает все звенья производственно-сбытовой фармацевтической цепочки.

Реализует продукцию в 61 стране для лечения заболеваний органов дыхания, сердечно-сосудистой, центральной нервной системы, аллергологии, дерматологии и женского здоровья.
Деятельность компании охватывает полный спектр бизнес-процессов, от проведения исследований, разработки, производства, до выпуска, упаковки и сбыта, посредством маркетинга и продаж.
Предпосылки автоматизации


На момент принятия решения о реализации проекта использовалась внутренняя бумажная система документооборота, не обеспечивающая связь большей части процессов.
Неуправляемый поток корреспонденции при бумажном документообороте.
Неудобный поиск и потери документов, потребность в едином хранилище данных.
Несоблюдение сроков исполнения процессов, затянутые сроки согласования.
Нет интеграции внутренних учётных систем на разных платформах.
Создать единую систему электронного документооборота с единым хранилищем данных.

Теперь управление процессами документооборота в компании происходит централизованно между учётными системами на базе "1С" и внешними системами на сторонних платформах.

Цели и задачи проекта

-1-

Единое хранилище

Организовать единый центр сбора и хранения документов в соответствии с политиками безопасности доступа.

-2-

Управляемые процессы

Сокращение времени согласования внутренних документов, удобный и быстрый поиск поиска документов.

-3-

Дисциплина ↑

Повышение исполнительской дисциплины через управляемый контроль за движением документов.

!
Для организации электронной системы документооборота (СЭД) требовалось апробированное решение, позволяющее адаптацию под специфику фармацевтической отрасли и методологии учёта в производственно-торговой компании.
В качестве основного продукта был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8", который в наибольшей степени подходил на базе заявленной функциональности и гибкости механизмов для решения поставленных задач.

Задачи проекта

1. Перевод из бумажного документооборота в СЭД на базе "1С"

Оформление, визирование и управление договорами и приложениями

Контроль исполнения договорных обязательств

Учёт и планирование рабочего времени делопроизводителей

Учёт и маршрутизация исходящей и входящей корреспонденции, ОРД
Потоковое сканирование и штрихкодирование документов
Архивирование и поиск документов по названию, реквизитам, ответственным




2. Интеграция с внутренними и внешними учётными системами

Реализовать автоматизированный обмен данными между системами управленческого, кадрового и регламентированного учёта на базе "1С:Предприятие 8" и решениями на сторонних платформах.
Результаты проекта
Внедрена автоматизированная система электронного документооборота. Компания обеспечена управляемым ресурсом для сбора, маршрутизации и хранения документации.
  • Время создания, согласования, оформления и подписания внутренней документации сокращено более чем в 2 раза.
  • Обеспечено прозрачное управление и контроль процессов движения документов.
  • Настроена бесшовная интеграция "1С:Документооборот 8" с системами кадрового, управленческого и регламентированного учёта.
  • Сокращены трудозатраты на запуск бизнес-процесса утверждения внутренних документов с применением шаблонов.
  • Исключён ввод дублирующей информации. Учтены внутрикорпоративные политики доступа к документам.
  • Поиск документа по названию, реквизитам или ответственным происходит за секунды.
Реализованы все поставленные задачи с применением типового функционала программного продукта "1С:Документооборот 8".

В результате внедрения фармацевтическая производственно-торговая компания получила единую систему электронного документооборота с автоматизированными бизнес-процессами оформления, согласования, рассмотрения и контроля исполнения договорных обязательств. Внедрённая СЭД является единым центром сбора, хранения и обработки внутренней документации из действующих учётных систем.
В итоге в системе реализовано:
  • Документальное электронное сопровождение и оформление внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
  • Оформлять и управлять договорными документами, сроками и обязательствами;
  • Контролировать движение документов внутри компании и отслеживать отправления вне организации;
  • Управлять процессами, вести учёт и контроль исполнения внутренних проектов;
  • Автоматически обмениваться документами с коллегами, работающими в системах управленческого, кадрового и регламентированного учёта;
  • Документальное электронное сопровождение и оформление внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
  • Бронирование помещений, фиксирование участников мероприятий с отметкой отсутствующих;
  • Коллегиальное обсуждение документов, задач и мероприятий внутри системы в виде чата посредством функционала форума, включая проведение голосований между сотрудниками;
  • Анализировать эффективность делопроизводителей и участников бизнес-процессов, учитывать и планировать временные ресурсы.
Проект в цифрах
Для реализации проекта был выбран гибридный
подход разделения работ между проектной командой
и специалистами фармацевтической компании.

Проектная команда

6 специалистов от интегратора (аналитик, разработчики, РП), 20-25 специалистов от Заказчика.

Количество активных пользователей

Автоматизировано более 100 рабочих мест.

Производится расчет заработной платы
Автоматизированный расчёт по 500 сотрудникам.
Сроки проекта, обязательства
10 месяцев, выполнено 100% обязательств.

Есть отзыв.

Доступно предоставление референса.

Этапы реализации проекта
Мы стремимся не тратить время наших Заказчиков на погружение во внутреннее управление проектами.
В основном наши проекты делятся на ключевые этапы.
1

Обследование и моделирование

Проводим анализ бизнес-процессов в текущей учётной системе. Моделируем бизнес-процессы, создаём прототип будущей системы и формируем её архитектуру.
2
Проектирование
Формируем частные технические задания на разработку согласно функциональным требованиям к будущей учётной системе.
3
Разработка
Разрабатываем функционал системы согласно техническим заданиям и проводим сквозное тестирование на реальных примерах.
4
Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации
Реализуем первичный перенос данных, настраиваем основной функционал системы, проводим обучение ключевых пользователей.
5
Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ)
Запускаем в тестовую среду системы ключевых пользователей, собираем и реализуем дополнительные требования к системе, проводим обучение пользователей.
6
Запуск системы в промышленную эксплуатацию
Запускаем всех пользователей в рабочую систему, оказываем консультационную и техническую поддержку на рабочих местах.
Рассчитать стоимость подобного проекта 
Особенности проекта
Трудности, которые мы успешно разрешили.
| Потребность в активной позиции и вовлечённости Заказчика в моделирование бизнес-процессов.
| Отсутствие технического задания и формализованных требований к новой системе.
| Организация перехода с бумажного документооборота в автоматизированную СЭД с учётом уже запущенных процессов.
| Кастомизация решения с полным сохранением типового функционала.
| Необходимость интеграции с учётными системами на разных платформах.
| Перенос большого массива исторических документов в СЭД с учётом новой иерархии.
Функциональный заказчик
Исполнительное лицо от фармацевтической компании
«Благодарим за профессиональный подход в организации перехода с бумажного документооборота в СЭД без остановки запущенных проектов и бизнес-процессов.»
Функциональный заказчик
Исполнительное лицо от фармацевтической компании
«Благодарим за профессиональный подход в организации перехода с бумажного документооборота в СЭД без остановки запущенных проектов и бизнес-процессов.»